03. Monitoring Proyek: Cara Mengelola Progres dengan Microsoft Project

 

Pendahuluan:

Dalam dunia manajemen proyek, mengelola progres pekerjaan secara efektif adalah kunci untuk memastikan proyek tetap berjalan sesuai rencana dan anggaran. Microsoft Project adalah salah satu software manajemen proyek yang paling populer digunakan oleh profesional di berbagai industri, terutama konstruksi. Artikel ini akan membahas secara mendetail cara memasukkan progres pekerjaan di Microsoft Project, baik dalam bentuk persentase penyelesaian maupun pengelolaan actual start dan actual finish. Selain itu, kita akan mempelajari bagaimana melacak kemajuan proyek secara real-time untuk menghasilkan laporan yang akurat. Artikel ini sangat berguna bagi manajer proyek, mahasiswa teknik sipil, dan profesional di dunia konstruksi yang ingin mengoptimalkan penggunaan Microsoft Project dalam manajemen proyek mereka.

---

1. Memasukkan Progres Pekerjaan dengan Persentase Penyelesaian di Microsoft Project

Untuk memantau kemajuan proyek secara visual dan kuantitatif, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah memasukkan persentase penyelesaian pekerjaan. Ini bisa membantu Anda memahami seberapa jauh suatu tugas atau pekerjaan sudah selesai. Berikut adalah panduan langkah-langkah detail untuk memasukkan persentase penyelesaian pekerjaan:

1. Buka Microsoft Project dan pilih proyek yang ingin Anda monitor.
2. Di tampilan Gantt Chart, temukan kolom % Complete (persentase penyelesaian).
3. Pada setiap baris tugas, masukkan persentase kemajuan pekerjaan berdasarkan kondisi aktual di lapangan (misalnya, 50%, 75%, atau 100%).

Sebagai contoh, jika pekerjaan "Pembangunan Fondasi" sudah selesai 80%, Anda cukup memasukkan nilai tersebut di kolom % Complete. Microsoft Project akan otomatis memperbarui durasi tersisa dan menyusun ulang jadwal yang ada, memastikan bahwa Anda memiliki gambaran terbaru tentang status proyek.

---

2. Mengelola Actual Start dan Actual Finish pada Microsoft Project

Selain persentase penyelesaian, penting untuk memasukkan data actual start (tanggal mulai sebenarnya) dan actual finish (tanggal selesai sebenarnya). Hal ini sangat berguna ketika ada perbedaan antara rencana awal dan realisasi di lapangan. Data ini memberikan visibilitas yang jelas terkait penyebab penundaan atau percepatan pekerjaan.

Berikut adalah langkah-langkah memasukkan actual start dan actual finish di Microsoft Project:

1. Klik dua kali pada nama tugas yang ingin Anda update.
2. Di jendela Task Information, pilih tab Advanced.
3. Masukkan tanggal mulai aktual (actual start) di kolom Actual Start dan tanggal selesai aktual (actual finish) di kolom Actual Finish.
4. Klik OK untuk menyimpan perubahan.

Proses ini memungkinkan Anda memantau kemajuan proyek secara lebih akurat, dengan membandingkan jadwal awal (baseline) dengan realisasi di lapangan. Ini juga membantu menganalisis penyebab keterlambatan dan mengantisipasi masalah di masa mendatang.

---

3. Mengelola dan Melacak Kemajuan Proyek dengan Fitur Tracking Gantt

Microsoft Project menyediakan fitur Tracking Gantt yang sangat berguna untuk memantau kemajuan proyek secara visual. Fitur ini membantu Anda memahami perbedaan antara jadwal yang direncanakan dengan progres aktual di lapangan, memberikan gambaran yang lebih mendalam mengenai kinerja proyek.

Untuk mengakses fitur Tracking Gantt:

1. Klik menu tampilan dropdown dan pilih Tracking Gantt.
2. Di layar, Anda akan melihat dua garis pada setiap tugas. Garis berwarna biru menunjukkan jadwal yang direncanakan, sementara garis merah menunjukkan progres aktual.
3. Perhatikan jika ada perbedaan antara kedua garis tersebut. Jika garis merah lebih pendek dari garis biru, berarti tugas tersebut terlambat dari jadwal. Jika lebih panjang, berarti pekerjaan selesai lebih cepat dari jadwal.

Dengan memanfaatkan Tracking Gantt, Anda dapat secara cepat mengidentifikasi tugas yang mengalami keterlambatan atau potensi masalah lainnya. Hal ini memungkinkan Anda untuk segera mengambil tindakan korektif sebelum keterlambatan tersebut mempengaruhi proyek secara keseluruhan.

---

4. Membuat Laporan Progres Proyek di Microsoft Project

Fitur pelaporan di Microsoft Project memungkinkan Anda membuat laporan progres proyek yang informatif dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Laporan ini bisa mencakup informasi seperti persentase penyelesaian, durasi tersisa, tugas-tugas yang terlambat, dan perkiraan penyelesaian proyek.

Berikut cara membuat laporan progres proyek:

1. Buka tab Report di Microsoft Project.
2. Pilih New Report dan pilih tipe laporan yang Anda inginkan, misalnya Progress Report atau Project Overview.
3. Sesuaikan laporan dengan menambahkan grafik atau tabel untuk memvisualisasikan progres pekerjaan.
4. Setelah laporan selesai, Anda bisa mencetak atau mengekspor laporan tersebut dalam format PDF atau Excel.

Laporan ini sangat berguna untuk memberikan update kepada stakeholder, terutama bagi proyek-proyek konstruksi yang membutuhkan pelaporan berkala untuk klien atau pemilik proyek.

---

Kesimpulan:

Monitoring progres proyek secara real-time di Microsoft Project sangat penting untuk menjaga agar proyek tetap berjalan sesuai rencana. Dengan memasukkan persentase penyelesaian, mengelola actual start dan actual finish, serta memanfaatkan fitur Tracking Gantt, manajer proyek dapat melacak kinerja proyek secara efektif. Selain itu, fitur pelaporan yang lengkap di Microsoft Project memudahkan penyusunan laporan yang komprehensif, memberikan visibilitas yang jelas tentang kemajuan proyek kepada seluruh stakeholder.

---

Referensi:

• Microsoft. (n.d.). Track progress with Microsoft Project. Retrieved from https://support.microsoft.com
• ProjectManager.com. (n.d.). How to Monitor Progress in Project Management. Retrieved from https://www.projectmanager.com 

Jika teman-teman ada yang kurang jelas silahkan tanya di kolom komentar

02. Cara Mudah Membuat Jadwal Proyek Menggunakan Microsoft Project

Mengelola proyek konstruksi tanpa jadwal yang jelas itu ibarat mencoba membangun rumah tanpa cetak biru—berantakan! Nah, salah satu alat yang bisa bikin semuanya teratur dan efisien adalah Microsoft Project. Artikel ini bakal mengulas langkah-langkah dasar membuat jadwal proyek dengan software ini, dari memasukkan item pekerjaan hingga menambahkan resource dan biaya. Mari kita mulai dengan Work Breakdown Structure (WBS), cara menentukan durasi tugas, dan bagaimana menambahkan dependensi antar tugas. Nggak lupa, kita juga akan bahas sedikit soal penambahan biaya dan resource.

 

 

1. Memasukkan Item Pekerjaan (Work Breakdown Structure)

Langkah pertama sebelum kita mulai menekan tombol-tombol di Microsoft Project adalah membuat Work Breakdown Structure (WBS). Ini adalah proses memecah pekerjaan besar menjadi tugas-tugas kecil yang lebih mudah dikelola.

Contoh sederhana: Misalnya, kita punya proyek pembangunan rumah sederhana. Tugas-tugas utama mungkin meliputi:

• Perencanaan (Desain Arsitektur, Desain Struktural, Perizinan)
• Konstruksi (Pondasi, Struktur, Dinding, Atap)
• Finishing (Pengecatan, Instalasi Listrik, Plumbing)

Di Microsoft Project, kamu bisa memasukkan semua item pekerjaan ini sebagai "tasks". Caranya? Gampang:

• Buka Microsoft Project.
• Di kolom “Task Name”, masukkan semua pekerjaan tersebut satu per satu.

Pro tip: Gunakan indentasi untuk menggambarkan hierarki pekerjaan. Misalnya, "Pondasi" bisa dipecah lagi menjadi "Penggalian Tanah", "Pemasangan Besi", dan seterusnya.

2. Menentukan Durasi Setiap Pekerjaan

Setelah semua item pekerjaan dimasukkan, langkah berikutnya adalah menentukan durasi setiap pekerjaan. Tentukan seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap tugas.

• Di kolom “Duration”, masukkan jumlah hari (misalnya: 5d untuk 5 hari).

Contoh:

• Desain Arsitektur: 7 hari
• Pemasangan Besi Pondasi: 3 hari
• Pengecatan: 5 hari

Tips: Kalau durasi pekerjaan masih perkiraan, tambahkan sedikit buffer waktu agar jadwal tetap realistis.

3. Menambahkan Dependensi Antar Tugas

Setelah itu, kita perlu menentukan dependensi antar tugas. Ini penting, karena beberapa pekerjaan nggak bisa dimulai sebelum tugas lainnya selesai. Misalnya, pengecatan nggak bisa dimulai sebelum dinding selesai dibangun.

Cara menambahkan dependensi:

• Pilih tugas yang akan menjadi "predecessor" (tugas yang harus selesai dulu).
• Klik kanan, pilih “Link Tasks”, atau cukup klik ikon rantai di toolbar.

Jenis-jenis dependensi:

• Finish-to-Start (FS): Tugas A harus selesai dulu sebelum Tugas B dimulai (ini yang paling umum).
• Start-to-Start (SS): Tugas A dan Tugas B bisa dimulai bersamaan.

Contoh:

• Penggalian Tanah (3 hari) → Pemasangan Besi Pondasi (3 hari) [FS]
• Desain Arsitektur (7 hari) → Perizinan (2 hari) [FS]

4. Menambahkan Resource dan Biaya untuk Pekerjaan

Sekarang saatnya menambahkan resource dan biaya ke pekerjaan kita. Di Microsoft Project, kamu bisa menambahkan orang, alat, dan material sebagai resource. Ini penting untuk menghitung berapa banyak tenaga kerja dan bahan yang diperlukan serta berapa biayanya.

Cara menambahkan resource:

• Klik tab “Resource Sheet”.
• Masukkan nama resource (misalnya, "Tukang", "Alat Berat", "Cat Tembok").

Setelah itu, assign resource ke tugas dengan cara:

• Klik pada tugas di kolom “Task Name”.
• Buka tab “Resource” dan pilih resource yang sesuai.

Untuk menambahkan biaya, kamu bisa langsung memasukkan harga per unit di kolom resource. Misalnya:

• Tukang: Rp200.000 per hari
• Cat Tembok: Rp500.000 per 10 liter

Contoh RAB yang di breakdown:

Pekerjaan	Durasi	Resource	Biaya
Penggalian Tanah	3 hari	2 Tukang	Rp1.200.000
Pemasangan Besi	3 hari	1 Tukang, Besi	Rp900.000
Pengecatan	5 hari	2 Tukang, Cat	Rp1.500.000

Ini contoh sederhana, tapi kamu bisa memperluasnya sesuai kebutuhan proyekmu. Jangan lupa, dengan memasukkan resource dan biaya, Microsoft Project bisa otomatis menghitung total biaya proyek dan memantau resource yang kamu gunakan, jadi kamu bisa terhindar dari over-budget.

Kesimpulan

Dengan memahami dasar-dasar ini—memasukkan item pekerjaan, menentukan durasi, menambahkan dependensi antar tugas, dan memasukkan resource serta biaya—kamu sudah setengah jalan dalam membuat jadwal proyek yang komprehensif di Microsoft Project. Pastikan setiap langkah dilakukan dengan detail dan realistis agar proyekmu berjalan lancar tanpa hambatan.

Nantikan artikel berikutnya, di mana kita akan mendalami cara memonitor progres proyek dan mengelola risiko!

Jika ada yang kurang jelas tanyakan di kolom komentar 😁